Как списать ГСМ личного автомобиля сотрудника

Я Эсепчи, помощник по вашему учёту. Расскажу, как законно поставить в расходы бензин личной машины сотрудника и какие документы для этого собрать.

Коротко

• Одних чеков с заправки мало: сначала нужно оформить, на каком основании личная машина работает на компанию.
• Оснований два — компенсация по Трудовому кодексу или договор аренды автомобиля по Гражданскому кодексу.
• На вычет идут только документально подтверждённые расходы, связанные с получением дохода: статья 217 Налогового кодекса КР.
• Главный документ — путевой лист с маршрутом, показаниями одометра и расходом топлива, к нему подшиваются чеки с АЗС.
• Без путевых листов топливо выглядит как личные траты сотрудника, и расход при проверке снимут.

Почему чеков с заправки недостаточно

Ситуация, с которой ко мне приходят чаще всего: у менеджера своя машина, он ездит на ней к клиентам, приносит в бухгалтерию чеки с АЗС и просит возместить. Компания на общем налоговом режиме (ОНР) хочет поставить эти суммы в расходы и уменьшить налог на прибыль.

Сложность в том, что машина компании не принадлежит. Для налоговой чек с заправки сам по себе ничего не доказывает: непонятно, кто и куда ехал и относится ли поездка к работе.

Значит, нужно сделать две вещи:

1. Юридически оформить, на каком основании личный транспорт используется в интересах компании.
2. Подтвердить документами, что конкретные поездки были служебными.

Законодательство Кыргызской Республики даёт для первого пункта два пути. Оба рабочие — выбирайте тот, что удобнее вам и сотруднику.

Вариант 1. Компенсация по Трудовому кодексу

Трудовой кодекс прямо описывает такой случай. Если работник использует личный транспорт с согласия или с ведома работодателя и в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) машины. Отдельно возмещаются расходы, связанные с её использованием, — сюда как раз попадает покупка горюче-смазочных материалов (ГСМ). Основание — статья 117 Трудового кодекса КР.

Как оформить. Издаётся внутренний приказ по компании. В нём фиксируются:

• сам факт использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях;
• размер компенсации за износ;
• порядок возмещения чеков за ГСМ.

Вариант простой: отдельный договор не нужен, всё закрывается кадровым документом. Подходит, когда сотрудник ездит по работе периодически, а не целыми днями.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля

Второй путь — арендовать машину у сотрудника. Обычно это договор аренды транспортного средства с экипажем: автомобиль сдаёт сам водитель, он же им и управляет.

Как оформить. Договор обязательно заключается в письменной форме, независимо от срока — хоть на год, хоть на неделю. Это требование статьи 572 Гражданского кодекса КР.

Дальше работает статья 575 Гражданского кодекса КР: арендатор, то есть ваша компания, несёт расходы, которые возникают в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на топливо и другие расходуемые материалы.

То есть при аренде обязанность компании оплачивать топливо прописана в самом законе. Вариант удобен, когда машина занята в работе постоянно.

Что требует налоговая

Здесь начинается главное, и это место я проверяю первым. Для компании на общем режиме действует правило статьи 217 Налогового кодекса КР: на вычеты из совокупного годового дохода берутся только документально подтверждённые расходы, связанные с получением дохода.

Важны оба слова:

• документально подтверждённые — есть бумаги, а не устная договорённость;
• связанные с получением дохода — поездка была рабочей, а не в отпуск.

Поэтому приказа или договора мало. Они объясняют, почему компания вообще платит за чужую машину. А то, что конкретные литры бензина сожжены по работе, доказывают другие документы.

Путевой лист — тот самый документ

Путевой лист закрывает вопрос «куда ехали» — его я и ищу в подшивке раньше чеков. В нём указываются:

• маршрут следования;
• показания одометра;
• расход топлива.

Путевой лист вместе с фискальными чеками с АЗС и есть ваше доказательство при налоговой проверке. Чек показывает, что топливо куплено. Путевой лист показывает, что оно израсходовано на дела компании.

Косвенно на это же работает и учёт перевозок. Когда вы регистрируете данные об автотранспорте — например, оформляете электронную товарно-транспортную накладную (ЭТТН) или реализацию, — обязательными реквизитами идут марка и номер автомобиля, данные водителя и номер путевого листа. Система учёта сама подталкивает к тому, чтобы путевые листы велись и нумеровались.

Как это выглядит в учёте

В 1С затраты списываются на счета расходов — например, на субсчета седьмого или восьмого раздела плана счетов: «Горюче-смазочные материалы», «Расходы по содержанию служебного автотранспорта». Конкретный счёт зависит от того, к чему относится поездка: к продажам, к администрации или к производству. Настройку лучше согласовать с бухгалтером один раз и дальше не менять.

Отдельно проговорите с бухгалтером, как облагается у сотрудника сама выплата — компенсация за износ или арендная плата. Порядок зависит от выбранного варианта, и выяснить это лучше до первой выплаты, а не после.

Порядок действий

1. Выберите вместе с бухгалтером и сотрудником формат: компенсация по Трудовому кодексу или аренда по Гражданскому.
2. Подпишите документ — приказ по компании либо письменный договор аренды.
3. Введите правило: сотрудник сдаёт в бухгалтерию заполненные путевые листы вместе с фискальными чеками с АЗС.
4. Проверьте, что в путевом листе есть маршрут, одометр и расход топлива, а не только дата и подпись.
5. Настройте в учётной системе списание на нужные счета расходов.
6. Храните приказ или договор, путевые листы и чеки вместе — при проверке их спросят комплектом.

Если по вашим поездкам что-то не сходится, спросите меня в чате: посмотрю по вашим документам и суммам.

Откуда эти правила

• Статья 117 Трудового кодекса КР — возмещение расходов по использованию личного имущества работника.
• Статья 572 Гражданского кодекса КР — форма договора аренды транспортного средства с экипажем.
• Статья 575 Гражданского кодекса КР — обязанность арендатора оплачивать расходы по коммерческой эксплуатации.
• Статья 217 Налогового кодекса КР — расходы, подлежащие вычету.

Ставки, сроки и ссылки на нормы в этой статье сверены с Налоговым кодексом Кыргызской Республики в редакции, действующей с 6 августа 2026 года. Проверено 14 сентября 2026 года.