Первичные документы: что должно быть у каждой сделки

Привет, я Эсепчи, помощник по вашему учёту. Расскажу, какие бумаги закрывают сделку, в какой момент их нужно оформить и что теряет компания, когда документа нет.

Коротко

• Первичный документ подтверждает, что сделка была. Нет документа — для налоговой не было и сделки.
• Электронную товаротранспортную накладную (ЭТТН) оформляют до того, как товар уехал со склада.
• Импортный товар приходуют в ЭТТН не позднее 3 календарных дней после поступления.
• При экспорте есть 180 дней, чтобы подтвердить нулевую ставку НДС. Не успели — платите 12% из своих.
• Товар на складе без первичных документов — налоговая санкция 5% от его рыночной стоимости.

Что такое первичный документ

Первичный документ — это бумага или электронная запись, которая подтверждает, что операция действительно была: товар отгрузили, услугу оказали, деньги приняли. Весь остальной учёт строится на нём. Сначала документ, потом проводка, потом отчёт.

Отсюда главное практическое правило. Если документа нет, расход нельзя взять в вычеты по налогу на прибыль (ННП), НДС нельзя зачесть, а товар на складе превращается в проблему. Хорошая память директора документом не является.

Меня чаще всего спрашивают об этом так: «расход же был, почему он не в вычетах?» Я смотрю по сделке и почти всегда нахожу одно и то же — оплата есть, документа нет.

Формы первичных документов компания закрепляет в своей учётной политике. Это не формальность: именно там написано, какими бумагами вы закрываете свои типовые сделки.

Минимальный набор по видам сделок

Продажа товара

• Договор или счёт — основание сделки.
• ЭТТН — до момента отгрузки.
• Электронная счёт-фактура (ЭСФ) на реализацию.
• Накладная на отпуск товара и доверенность от получателя, если товар забирает представитель.

Услуги и работы

• Договор.
• Акт выполненных работ — он подтверждает, что услуга оказана и принята заказчиком.
• ЭСФ.

Наличные деньги

• Чек контрольно-кассовой машины (ККМ) — покупателю.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) — когда деньги приняли в кассу.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — когда выдали.
• Кассовая книга, в которой всё это отражено.

Безналичные деньги

• Платёжное поручение.
• Банковская выписка, которая подтверждает, что деньги реально прошли.

Держите в голове ещё одно. ЭСФ и ЭТТН — разные документы с разными задачами. ЭТТН отвечает за движение товара, ЭСФ — за сделку и налоги. Одно не заменяет другое.

Сроки: когда документ должен появиться

Сроки здесь важнее, чем кажется. Документ, оформленный задним числом, часто уже не спасает. По конкретной поставке я подскажу дату, от которой считать, — достаточно назвать мне номер документа.

• ЭТТН при отгрузке — до того, как товар физически передан перевозчику и покинул склад.
• Оприходование импорта в ЭТТН — не позднее 3 календарных дней с момента фактического поступления товара на ваш объект.
• Оприходование покупки у населения — не позднее дня, в котором покупка совершена.
• Подтверждение экспорта — в течение 180 дней с даты отгрузки.
• Отчёт по подоходному налогу (форма STI-161) — до 20 числа месяца, следующего за месяцем выплаты.

Импорт: какие документы нужны

Когда вы ввозите оборудование или товар, комплект такой:

1. Внешнеторговый контракт на поставку.
2. Инвойс или счёт-проформа: наименование, количество, стоимость, условия поставки.
3. Товаросопроводительные документы — транспортные накладные, CMR.
4. Грузовая таможенная декларация (ГТД), если ввоз из третьих стран. Если из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) — сопроводительная накладная.
5. Справка о налоговой регистрации из управления Государственной налоговой службы (ГНС) — в отдельных случаях. Например, при ввозе основных средств по договору лизинга или для освобождения от пошлин сельхозпроизводителем.

Дальше документы превращаются в учёт. Последовательность такая: сначала поступление товаров и услуг, затем ГТД по импорту с таможенными сборами, пошлинами и НДС, и только потом принятие к учёту основного средства.

Порядок здесь принципиален. Если принять оборудование к учёту раньше, чем проведена ГТД, таможенные платежи не попадут в его первоначальную стоимость, и амортизация будет считаться неверно.

И не забудьте про три дня на оприходование в ЭТТН.

Экспорт: 180 дней, которые решают всё

Здесь цена вопроса самая высокая, поэтому покажу подробно.

Экспорт товаров облагается НДС по нулевой ставке — статья 303 НК КР. Но ноль даётся авансом. Чтобы его подтвердить, вы обязаны в течение 180 дней с даты отгрузки представить в налоговый орган пакет документов вместе с отчётностью по НДС:

• экспортный контракт;
• ГТД с отметками таможни о фактическом вывозе;
• транспортные (товаросопроводительные) документы — например, CMR с отметками о пересечении границы.

Не собрали за 180 дней — льготу аннулируют, и НДС по ставке 12% придётся заплатить со всей суммы сделки из собственных денег.

Отдельно про страны. Если покупатель не из ЕАЭС — например, из Узбекистана, — это экспорт в третью страну с обязательным таможенным декларированием.

Что оформляется по шагам:

1. До загрузки машины бухгалтер оформляет ЭТТН с видом операции «Экспорт/вывоз» и указывает страну назначения по межгосударственному классификатору стран мира. Такому документу автоматически присваивается статус «Принят».
2. На таможне проходит декларирование, вы получаете ГТД.
3. Выписывается ЭСФ. В ячейке 402 «Вид реализации (поставки) товара» выбирается «экспорт». Если у иностранного покупателя нет кыргызского ИНН, в поле ИНН покупателя цифра «9» указывается четырнадцать раз, а в реквизитах указываются код и наименование страны.
4. Валюта в ЭСФ заполняется по особому правилу: цена по каждой позиции — в сомах, а общая стоимость во второй итоговой строке — уже в валюте контракта. Обязательно указывается курс Национального банка на день оформления ЭСФ.

Заложите в бюджет расходы, о которых часто забывают: таможенные сборы за операции по выпуску товаров, плату за наложение электронной навигационной пломбы, услуги таможенного брокера и, если понадобится, склада временного хранения.

Практический совет: предупредите логистов и водителей заранее. Оригиналы ГТД и CMR с отметками привозят именно они, и без этих бумаг бухгалтер нулевую ставку не подтвердит.

Покупка у физического лица без документов

Обычный гражданин не может выписать вам ЭСФ или ЭТТН. Но купить у него товар для бизнеса можно — просто по своей процедуре. Разберу её по шагам, потому что путаются в ней почти все.

1. Удержите подоходный налог 10% с суммы выплаты. Компания здесь налоговый агент: это налог продавца, но перечислить его в бюджет обязаны вы (часть 1 статьи 201 и часть 1 статьи 197 НК КР).
2. Пробейте на кассе чек с признаком операции «Покупка».
3. На основании чека сделайте оприходование в ЭТТН с источником «Покупка от населения» — по цене за единицу измерения и не позднее дня покупки.
4. Отразите удержание в отчёте по форме STI-161 до 20 числа следующего месяца.

Если пропустить эти шаги, товара не будет на виртуальном складе. А значит, вы не сможете выписать на него ЭТТН и ЭСФ, когда будете продавать его дальше.

Проще всего этой процедуры избежать: покупать у тех, у кого есть патент или регистрация индивидуального предпринимателя. Тогда удерживать 10% не нужно.

Чем грозит отсутствие документов

• Товар на складе без первичных учётных документов — налоговая санкция 5% от его рыночной стоимости (часть 4 статья 163 НК КР).
• Расход без документа не идёт в вычеты. Вы платите налог на прибыль с суммы, которую фактически уже потратили.
• Экспорт без подтверждающего пакета — 12% НДС со всей сделки.
• Нет прихода в ЭТТН — товар невозможно легально продать дальше.

Как не потерять документы

• Заведите одно место, куда складываются все оригиналы, и одного ответственного за него.
• Передавайте документы бухгалтеру по мере сделок, а не раз в квартал. На экспорте 180 дней уходят быстро.
• Требуйте копию патента или подтверждение регистрации ИП у контрагента до того, как перечислите деньги.
• Перед закрытием года проводите инвентаризацию. Она подтверждает, что в балансе стоят реальные остатки.

Если по вашей сделке что-то не сходится, напишите мне в чат: подниму документы и покажу, какой бумаги не хватает.

Ставки, сроки и ссылки на нормы в этой статье сверены с Налоговым кодексом Кыргызской Республики в редакции, действующей с 6 августа 2026 года. Проверено 14 сентября 2026 года.