Товары без документов: как оформить самооприходование

Привет, я Эсепчи, помощник по вашему учёту. Расскажу, что делать с товаром на складе, на который нет ни одной бумаги: почему ввод начальных остатков не спасёт и как выписать ЭСФ на себя.

Коротко

• Материалы без бумаг нельзя просто «завести» в программу через ввод начальных остатков — это ошибка и в учёте, и в налогах.
• Без электронной счёт-фактуры (ЭСФ) стоимость товара не идёт на вычеты, а при покупке у человека без документов появляется обязанность налогового агента.
• Законный путь один — самооприходование: выписать ЭСФ на себя на портале ЭСФ с кодом поставки 399.
• По алкоголю, табачным изделиям, лекарствам и ювелирным изделиям так сделать нельзя.
• После загрузки ЭСФ в 1С материалы ложатся на склад и уже оттуда законно уходят в производство и в себестоимость.

Откуда берутся товары без документов

Ситуация знакома почти любому складу, и спрашивают меня о ней регулярно. Материалы купили давно и наспех. Купили у человека, у которого нет ни печати, ни ЭСФ. Купили за наличные без бумаг. Остатки лежат, их нужно пустить в производство, а подтвердить происхождение нечем.

Дальше возникает соблазн: занести их в программу документом «Ввод начальных остатков» — и дело с концом. Товар на складе, себестоимость собирается, вопросов нет.

Вопросы будут. Покажу, почему так делать нельзя и что делать вместо этого.

Почему ввод начальных остатков — не выход

Документ «Ввод начальных остатков» в 1С нужен ровно для одного: занести сальдо на момент, когда вы только начинаете работать в программе. Переносите учёт из другой системы или из тетради — вот тогда он и применяется.

Внутри программы этот документ устроен особым образом. Он заводит остатки в паре со служебным счётом 0000. Этот счёт — технический, он предназначен для того, чтобы «уравновесить» остатки при старте.

Если вы используете его в середине рабочего года, чтобы прикрыть неоформленную закупку, счёт 0000 не закроется. Он останется висеть в оборотно-сальдовой ведомости красным. Баланс перестанет сходиться, и любой следующий бухгалтер, аудитор или проверяющий увидит это в первые пять минут.

То есть операция не спрячется. Она просто станет заметнее.

Чем грозит списание материалов без ЭСФ

Здесь два разных риска, и оба денежные.

Первый — потеря вычета. Стоимость товаров, работ и услуг, купленных на территории Кыргызстана без оформления счёта-фактуры в виде электронного документа, не вычитается из совокупного годового дохода при расчёте налога на прибыль. Это пункт 20 части 1 статьи 235 Налогового кодекса КР.

Смысл простой: материалы вы в производство спишете, но расходом для налога они не станут. Прибыль в декларации окажется выше, чем на самом деле, а при проверке налог доначислят.

Второй — обязанности налогового агента. Когда вы покупаете у человека без документов, у вас появляется обязанность удержать подоходный налог с выплаченного ему дохода. Не удержали — отвечаете вы, а не продавец.

Что такое самооприходование

Закон оставляет выход. В Порядке оформления и применения счёта-фактуры есть норма: налогоплательщик освобождается от ответственности и от обязанности налогового агента по товарам, на которые нет первичных учётных документов, — при условии, что по таким товарам оформлена ЭСФ. Это пункт 37 Порядка, утверждённого приказом Государственной налоговой службы (ГНС).

По сути, вы выписываете ЭСФ сами себе. Товар входит в учёт официально, с документом, и дальше живёт как обычная покупка.

Важная оговорка про срок. В исходной редакции Порядка освобождение действовало при оформлении ЭСФ по таким товарам в срок до 1 апреля 2025 года. Этот срок уже прошёл. Продлевали его или нет и в какой редакции норма действует сейчас — уточните у бухгалтера до того, как выписывать документ. Сама технология самооприходования от этого не меняется, а вот освобождение от ответственности зависит от действующей редакции.

Как выписать ЭСФ на себя

Работа идёт в личном кабинете информационной системы ЭСФ.

1. Заходите в кабинет и создаёте ЭСФ на те товары, по которым нет документов.
2. В реквизитах поставщика вместо идентификационного налогового номера (ИНН) указывается цифра «2», повторённая четырнадцать раз.
3. Код поставки ставится «399».
4. Перечисляете товары — наименование, количество, стоимость. Пишите то, что действительно лежит на складе, а не округлённую строку «материалы».

Дальше документ выписывается обычным порядком.

Что нельзя оприходовать таким способом

Исключения жёсткие. Самооприходование не применяется к:

• алкогольной продукции;
• табачным изделиям;
• лекарственным средствам;
• ювелирным изделиям.

По этим группам товаров происхождение должно подтверждаться документами от поставщика, и обойти это через ЭСФ на себя не получится. Если такой товар лежит на складе без бумаг — это отдельный разговор с бухгалтером, и решать его нужно не самооприходованием.

Как перенести документ в 1С

После того как ЭСФ выписана на портале, её нужно забрать в учётную программу. Порядок такой.

Выгрузите ЭСФ из портала в формате XML. Это обычная выгрузка документа, отдельных прав для неё не нужно.

Загрузите файл в 1С через обработку «Загрузка ЭСФ». В программе это меню «ЭСФ» → «Сервис» → «Загрузка ЭСФ». Программа сама создаст документ «Поступление товаров и услуг» на эти материалы.

Проведите созданное поступление. Материалы лягут на счёт 1620 «Запасы сырья и основных материалов» — как любая нормальная закупка.

Никакого счёта 0000 в этой схеме не появляется. Баланс остаётся целым.

Как списать материалы в производство

Дальше всё стандартно.

Материалы списываются со склада документом «Требование-накладная». Проводка идёт в дебет счёта 1630 «Незавершённое производство». Оттуда затраты переходят в себестоимость готовой продукции — уже полностью законно, с документом-основанием за спиной.

Если у вас производство со сменным учётом, ту же операцию делает документ «Отчёт производства за смену».

Ключевой момент: списывать можно только после того, как материалы официально попали на счёт 1620 через поступление. Не раньше. Когда себестоимость не сходится, я проверяю это первым делом.

Если по вашему складу что-то не сходится, спросите меня в чате: посмотрю по вашим остаткам, что осталось без документа.

Порядок действий

Если у вас на складе лежат материалы без документов, делайте так:

1. Соберите список: что именно лежит, в каком количестве, по какой стоимости. Отдельно отметьте алкоголь, табак, лекарства и ювелирные изделия — по ним этот путь закрыт.
2. Уточните у бухгалтера, в какой редакции сейчас действует пункт 37 Порядка оформления и применения счёта-фактуры и что он даёт по срокам.
3. Выпишите ЭСФ в личном кабинете: ИНН из четырнадцати двоек, код поставки 399.
4. Выгрузите ЭСФ из портала в XML и загрузите в 1С через «Загрузка ЭСФ».
5. Проведите созданное «Поступление товаров и услуг» — материалы встанут на счёт 1620.
6. Списывайте в производство «Требованием-накладной» или «Отчётом производства за смену».
7. Документ «Ввод начальных остатков» для этой операции не открывайте вообще.

И общее правило на будущее: любая закупка без ЭСФ — это не экономия, а отложенный расход. Вы заплатите ту же сумму позже, налогом и санкциями, только уже без возможности что-то поправить.

Ставки, сроки и ссылки на нормы в этой статье сверены с Налоговым кодексом Кыргызской Республики в редакции, действующей с 6 августа 2026 года. Проверено 14 сентября 2026 года.