Справочная / Работа с нами / Регулярная работа

Организация работы с новым клиентом

ИДС Организация работы с новым клиентом

Overview

Данный документ представляет собой структурированное руководство по организации работы с новым бухгалтерским клиентом. В нем подробно описаны этапы взаимодействия: от проведения первичной анкеты и определения характера деятельности до оформления документооборота, работы с банковскими счетами, кассовой дисциплины, кадрового учета и согласования ожиданий по отчетности. В конце документа приведён единый список действий для внедрения всех описанных процессов. Документ создан 24 мая 2025 года и предназначен для использования в качестве стандарта работы с клиентами бухгалтерской компании. Руководство также акцентирует внимание на необходимости фиксировать все договоренности и особенности клиента в анкете, а также на синхронизации регулярных процессов работы с ожиданиями клиента.

Проведение первичной анкеты и определение характера деятельности клиента

  • Для начала работы с клиентом необходимо провести встречу (онлайн или офлайн), продолжительностью не более одного часа, чтобы выяснить все вопросы по ведению учета и ожиданиям клиента.
  • Первый ознакомительный блок — определение сферы деятельности клиента: торговля, услуги, производство, IT-разработка и др.
  • Это принципиально важно для дальнейшей организации бухгалтерии, документооборота и расчета налогов.
  • Важно определить основную и, при наличии, второстепенные виды деятельности, а также уточнить, какие направления являются приоритетными.
  • В зависимости от сферы деятельности формируются дальнейшие вопросы: например, если клиент занимается услугами, нецелесообразно спрашивать о товарных остатках, а если торговлей — о перечне оказанных услуг.
  • Следует зафиксировать все характеристики деятельности клиента, чтобы выстроить корректную систему учета и налогообложения.

Учет реализации товаров и услуг

1. Реализация товаров

  • Если основной вид деятельности — реализация товаров, уточняется:
  • Тип реализации: местный рынок, розница (реализация населению), оптовые продажи (со склада или под заказ), реализация организациям, позаказный метод.
  • Ассортимент: количество наименований (например, 1-2 товара или 10-20 тысяч наименований).
  • Основные покупатели: физические лица (розничный магазин) или оптовые клиенты.
  • Источник товара:
  • Импорт из стран таможенного союза, третьих стран (например, Китай, Европа, Евросоюз, США) или приобретение на местном рынке.
  • Для каждого типа происхождения товара предоставляется отдельная инструкция по пакету документов для правильного бухгалтерского оформления прихода.
  • Важно донести клиенту, что для каждого варианта происхождения товара (импорт из ЕАЭС, импорт из третьих стран, местные закупки) существуют отдельные требования к документам, которые будут предоставлены в виде инструкций.
  • Документооборот по реализации:
  • В зависимости от типа покупателя формируется определённый пакет документов и требования.
  • Важно донести клиенту, что нельзя продавать товар, который не оформлен на приходе документально. Продажа товара без соответствующих документов невозможна и противоречит правилам учета.
  • Для каждого типа реализации и покупателя формируются отдельные инструкции по документообороту.

2. Оказание услуг

  • Услуги не имеют материальной формы, соответственно, не возникает материальных остатков.
  • Необходимо выяснить, кому оказываются услуги: населению (например, обучающие курсы) или организациям.
  • Себестоимость услуг формируется, как правило, из затрат на заработную плату сотрудников.
  • Если у клиента нет сотрудников, но услуги оказываются, необходимо уведомить о рисках некорректного ведения учета (например, сокрытие штата), поскольку услуги оказывают люди, и отсутствие персонала может вызвать вопросы у контролирующих органов.
  • Предоставляется исчерпывающий список документов для продажи услуг и ведения кадрового учета.
  • Важно донести клиенту, что для правильного учета оказанных услуг требуется корректное оформление первичных документов и ведение кадрового учета.

Документооборот и требования к первичным документам

  • Бухгалтерия занимается обработкой только корректно оформленных первичных документов.
  • Если документы отсутствуют или оформлены неправильно, бухгалтерия не сможет выполнить свою работу.
  • Клиент обязан предоставлять первичные документы, а бухгалтерия — предоставлять исчерпывающий список необходимых документов для каждой операции.
  • Бухгалтерия не может самостоятельно "додумывать" или создавать за клиента первичные документы — ответственность за их предоставление лежит на клиенте.
  • Для каждой операции и типа деятельности клиенту предоставляется отдельная инструкция по необходимым документам.

Банковские счета и доступ к интернет-выпискам

  • Уточняется наличие расчетных счетов у клиента и доступ к интернет-выпискам.
  • Если доступа нет, предоставляется перечень документов и пошаговый план для его получения.
  • При отсутствии расчетных счетов — инструкция по их открытию.
  • Проверяется, есть ли у бухгалтерии доступ к интернет-выпискам, либо клиент обязуется ежемесячно предоставлять выписки, и ему об этом напоминают.
  • Все действия по организации доступа к банковским счетам фиксируются в анкете клиента.

Взаиморасчеты с клиентами и кассовая дисциплина

  • Если у клиента есть расчеты с населением, он обязан установить кассовый аппарат.
  • Клиенту предоставляется исчерпывающая информация: где и как получить, как подключить кассовый аппарат.
  • Все шаги по кассовой дисциплине оформляются отдельными блоками для дальнейшей работы с клиентом.
  • Для каждого типа расчетов и кассовых операций предоставляются отдельные инструкции и требования к документообороту.

Делегирование бухгалтерских функций и оплата налогов

  • Возможность делегирования ведения документов и расчета налогов бухгалтеру.
  • Варианты оплаты налогов:
  • Клиент сам оформляет и оплачивает платежки через свой банкинг (с помощью шаблонов, которые нужно проверить на наличие).
  • Важно заранее сообщать суммы налогов и напоминать о сроках оплаты, чтобы клиент не пропустил платежи.
  • Проверяется наличие шаблонов в банкинге клиента, при необходимости предоставляется помощь по их созданию.
  • Клиент предоставляет доступ в банкинг, и бухгалтерия самостоятельно оформляет и проводит платежки по согласованию с клиентом.
  • Предпочтения клиента по проведению платежей фиксируются в анкете.
  • В анкете обязательно отражается, какой способ оплаты налогов выбран, и как клиенту удобнее получать информацию о налогах и платежах.
  • Принцип взаимодействия по оплате налогов обязательно фиксируется, чтобы избежать недопонимания и ошибок.

Кадровый учет и консультации по персоналу

  • Уточняется наличие сотрудников, их график работы, минимальные заработные платы (ниже которых налоги платятся фиксированно).
  • Проводится консультация по кадровому делопроизводству, включая требования к оформлению документов и ведению учета персонала.
  • Предоставляется отдельный блок с инструкциями по кадровому учету, который включает перечень необходимых документов и рекомендации по организации кадрового учета.
  • Клиенту разъясняются риски отсутствия сотрудников при оказании услуг и необходимость корректного оформления трудовых отношений.

Ожидания клиента по отчетности и коммуникации

  • Уточняются ожидания клиента по объему и детализации информации от бухгалтерии:
  • Финансовая отчетность (ежемесячно, ежеквартально и т.д.).
  • Проведение встреч для разбора отчетности.
  • Информирование только о прибыли, налогах и документах.
  • Важно зафиксировать уровень детализации информации, который ожидает клиент, чтобы соответствовать его ожиданиям и не перегружать лишней информацией.
  • Согласовываются и синхронизируются регулярные процессы работы с клиентом и его ожидания.
  • Например, информирование о сдаче отчетов и расчетах налогов в конце месяца.
  • Если требуется дополнительная детализация — фиксируется в анкете.
  • Инструкция по обмену документами и правилам оформления писем (например, определенная тема письма) предоставляется клиенту для предотвращения хаоса в коммуникации.
  • Клиенту объясняется, как правильно отправлять документы, чтобы избежать путаницы и потери информации.
  • Оговаривается порядок и формат обмена информацией, в том числе использование электронной почты с определённой темой письма.

Итоговые шаги по фиксации информации и синхронизации процессов

  • После встречи все особенности и договоренности фиксируются в анкете клиента.
  • Заполненная анкета отправляется клиенту для ознакомления и подтверждения согласия.
  • Клиенту отправляется общий ежемесячный план работ по бухгалтерии с учетом его специфики и характера деятельности.
  • Анкета сохраняется в карточке клиента в Unity или в папке клиента для использования всеми отделами.
  • Все отделы, работающие с клиентом, обязаны учитывать зафиксированные особенности при выполнении задач по бухгалтерии.

Действия

  • Провести встречу с клиентом для заполнения первичной анкеты.
  • Зафиксировать все особенности деятельности и ожидания клиента в анкете.
  • Предоставить клиенту инструкции по документообороту, кассовой дисциплине, кадровому учету и обмену документами.
  • Отправить клиенту заполненную анкету для подтверждения и общий план работ.
  • Сохранить анкету в карточке клиента в Unity или в папке клиента для доступа всех отделов.

Рекомендация ИИ\ ИИ выявил следующие вопросы, которые не были решены на встрече или требуют четких дальнейших действий; просьба обратить внимание:

  1. Не определены и не зафиксированы сфера деятельности клиента, все основные и второстепенные виды деятельности, а также ожидания по объему, детализации и формату отчетности, регулярности и способу коммуникации — отсутствие этой информации критично препятствует организации учета, налогообложения и запуску проекта.
  2. Не назначены ответственные лица и не согласованы сроки за проведение встречи с клиентом для заполнения первичной анкеты, предоставление инструкций по документообороту, кассовой дисциплине, кадровому учету, отправку и сохранение анкеты, что создает риск задержки старта работ и потери информации.
  3. Не уточнены детали по наличию сотрудников, их графику работы и минимальным зарплатам, что может привести к ошибкам в кадровом учете и налогообложении, а также к нарушению трудового законодательства.
  4. Не зафиксированы предпочтения клиента по способу оплаты налогов и делегированию бухгалтерских функций, что может привести к недопониманию и ошибкам в финансовых расчетах.
  5. Отсутствие согласованных правил обмена документами и оформления писем создает риск неэффективной коммуникации между отделами и с клиентом, что может привести к потере или искажению важной информации.

Примечание: Данный документ создан 24 мая 2025 года и предназначен для использования в качестве стандарта работы с клиентами бухгалтерской компании.

Материал справочной Наутилус Бухгалтерия. Правила и формы меняются: перед тем как действовать по статье, спросите бухгалтера в чате или напишите нам — подтвердим, что порядок прежний.

Все статьи справочной →